Thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ kéo theo đó là ứng dụng giúp thay đổi tích cực trong cách quản lý và lưu trữ. Hóa đơn điện tử là một ví dụ minh chứng cho điều đó. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc mà nó còn là giải pháp an toàn, tiện lợi hơn hóa đơn giấy rất nhiều lần.
Hóa đơn điện tử
1. Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
Cụ thể, bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ 2018 trong nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành vào ngày 12/09/2018 có quy định toàn bộ các đơn vị, doanh nghiệp, công ty, tổ chức kinh doanh,… Nếu có trong phạm vi yêu cầu của nghị định phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Thời gian bắt đầu chuyển đổi là từ ngày 01/11/2018 và kết thúc vào ngày 01/11/2020.
Quy đinh mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được quy định trong nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:
Những doanh nghiệp mà ngành thuế yêu cầu phải xuất hóa đơn điện tử.
Những doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên phải phát hành 1 lượng hóa đơn lớn như: các công ty điện lực, công ty cấp nước sạch, các công ty viễn thông, truyền hình.
Những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh thành khác nhau.
Những công ty, doanh nghiệp có khách hàng ở nhiều tỉnh thành khác nhau.
3. Lộ trình bắt buộc sử dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử
Mặc dù theo quy định thì thời gian bắt đầu triển khai chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là vào ngày 01/11/2018 nhưng để tạo điều kiện cho các công ty, doanh nghiệp cũng như để cơ quan thuế tại nhiều địa phương có thời gian chuẩn bị, thích nghi dần thì chính phủ đã xây dựng một lộ trình chuyển đổi trong vòng 2 năm tròn và được quy định cụ thể như sau:
Trước ngày 01/11/2018: Tất cả các công ty, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử như bình thường.
Từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020:
Những công ty nào đang dùng hóa đơn giấy thì dùng cho hết rồi sau đó chuyển sang hóa đơn điện tử.
Nếu đến ngày 1/11/2020 mà chưa dùng hết hóa đơn giấy thì bắt buộc phải hủy và chuyển sang hóa đơn điện tử.
Tất cả các công ty thành lập từ ngày 01/11/2018 trở về sau đều phải dùng hóa đơn điện tử.
Các công ty, doanh nghiệp trên địa bàn 2 thành phố lớn là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong năm 2019.
Từ ngày 01/11/2020 trở về sau: Yêu cầu toàn bộ các công ty, doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh…trên khắp cả nước phải hoàn thành xong xuôi việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định của nhà nước và cơ quan thuế trực thuộc.
4. Quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử rất đơn giản, chỉ gồm có 3 bước như sau:
Bước 1: Dựa theo mẫu số 1 trong phụ lục của Thông tư 32 để lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2 : Dựa theo mẫu số 2 trong phụ lục của Thông tư 32 để chọn hoặc thiết kế mẫu hóa đơn riêng cho doanh nghiệp (lưu ý bước này phía doanh nghiệp phải hợp tác và làm cùng với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử).
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu rồi gửi về cho cơ quan thuế trực thuộc, đồng thời làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Cụ thể từng bước và thủ tục như thế nào các bạn có thể tham khảo chi tiết thêm tại bài viết này: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
5. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Nếu quý vị có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
