Khoảng 10 năm trước, khai thuế, khai hải quan là những “cơn ác mộng” đối với các doanh nghiệp vì sự phức tạp và nhiêu khê của nó. Ngày nay, cùng với cuộc cách mạng công nghệ thông tin, và việc ứng dụng các công nghệ ngày một nhiều hơn trong mọi lĩnh vực, rào cản ấy đang trên bờ vực sụp đổ với các phần mềm hỗ trợ khai điện tử. Để sử dụng các phần mềm đó, một công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp là chữ ký số. Và không chỉ thế, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít thời gian, công sức trong nhiều giao dịch khác. Cùng tìm hiểu về chữ ký số trong bài viết sau.
Hình minh họa
Chữ ký số chỉ là chữ ký?
Đầu tiên, nên biết rằng, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, bao gồm một cặp khóa (keypair) bao gồm khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key), trong đó:
– Người sở hữu dùng khóa bí mật để ký chữ ký số;
– Người tiếp nhận văn bản, thông điệp dữ liệu đã được ký chữ ký số, sử dụng chứng thư số, trên đó có khóa công khai để kiểm tra chữ ký số và tiến hành các giao dịch có liên quan.
Chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý, thay thế cho chữ ký bút mực mà chúng ta thường dùng, đóng vai trò như:
– Chữ ký đối với cá nhân;
– Con dấu đối với doanh nghiệp.
Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong các giao dịch trên môi trường Internet, chữ ký số còn được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.
Trình tự để doanh nghiệp có chữ ký số của mình
Từ ngày 01/7/2013, Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế có hiệu lực, trong đó quy định: các doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế qua mạng.
Trên thực tế, từ năm 2011, việc khai thuế điện tử đã được triển khai thí điểm trên tất cả 63 tỉnh thành trên toàn quốc.
Do đó, ngay khi vừa thành lập, cũng như trong xuyên suốt quá trình hoạt động của mình, chữ ký số là công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, bởi lẽ các nghĩa vụ về khai thuế phát sinh thường xuyên, ngay từ thuở ban đầu của doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số của riêng mình để tiến hành các thủ tục trên. Vậy, doanh nghiệp phải làm thế nào để có chữ ký số?
Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số
Doanh nghiệp được quyền lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số phù hợp với nhu cầu của mình. Một số nhà cung cấp đã được cấp phép và hoạt động tại Việt Nam như:
– Viettel CA;
– BKAV CA;
– VNPT CA;
– FPT;
– NANENCOM (CA2);
– CKCA;
– SAFE CA;
– VINA (SMART SIGN);
– NEW CA.
Thông thường, tại website của các nhà cung cấp đều có niêm yết rõ bảng giá tương ứng với thời hạn sử dụng của chữ ký số, doanh nghiệp có thể dựa vào các thông tin này để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số phù hợp với mình.
Bước 2: Mua dịch vụ sử dụng chữ ký số
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký cấp chứng thư số theo hướng dẫn từ nhà cung cấp.
Tham khảo thêm tại Đăng ký cấp chứng thư số.
Khi quá trình mua chữ ký số hoàn tất, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng thư số và TOKEN (dưới dạng như USB) có chứa dữ liệu của chữ ký số.
Khi cần sử dụng, doanh nghiệp gắn TOKEN vào máy tính và nhập khóa bí mật (cùng một số thông tin khác theo yêu cầu) thì dữ liệu có trong TOKEN sẽ được trích xuất ra và thể hiện thành chữ ký số trong thông điệp dữ liệu, văn bản số cần ký.
Bước 3: Gia hạn chữ ký số
Khi mua chữ ký số, doanh nghiệp sẽ lựa chọn gói dịch vụ có thời hạn theo chính sách của nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng chữ ký số đã được cấp sau khi hết thời hạn trên, doanh nghiệp phải liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn.
Tương tự như khi mua chữ ký số lần đầu, doanh nghiệp cũng được lựa chọn gói dịch vụ với thời hạn phù hợp với mình và được cấp chứng thư số mới.
Sử dụng chữ ký số trong giao dịch của doanh nghiệp
Bên cạnh việc khai thuế qua mạng, chữ ký số còn được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và giao dịch khác, đơn cử:
– Kê khai nộp thuế trực tuyến hoặc khai báo với cơ quan hải quan và tiến hành thông quan trực tuyến;
– Sử dụng với các ứng dụng chính phủ điện tử, các cơ quan nhà nước trong tương lai sẽ làm việc với nhân dân hoàn toàn trực tuyến và một cửa;
– Sử dụng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp;
– Ký hợp đồng với các đối tác làm ăn hoàn toàn trực tuyến trên mạng.
Điều này mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:
– Tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính.
– Đẩy mạnh hoạt động giao dịch điện tử;
– Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
– Không phải in ấn các hồ sơ.
– Công tác ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.
– Công tác chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.
Trên cơ sở đó, mua và sử dụng chữ ký số không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của doanh nghiệp. Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn.
