Khi chọn mua phần mềm hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm tới mức giá rẻ mà quên đi yếu tố quan trọng giúp sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, đó là lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
1. Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro
Thống kê năm 2018 cho thấy, có đến 70% các trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn:
- Mất, hỏng hóa đơn khó tránh khỏi
- Tốn chi phí về kho lưu trữ
- Tra cứu mất nhiều thời gian
- Dễ dàng bị làm giả, làm khống
Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu của hóa đơn là 10 năm (không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử).
Mặt khác, sử dụng hóa đơn giấy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chỉ có thể lựa chọn đơn vị cung cấp dựa trên trên tiêu chí giá rẻ hoặc chất lượng in ấn. Việc lưu trữ hóa đơn an toàn và các phương án dự phòng đều không được bất cứ nhà cung cấp nào hướng dẫn và đảm bảo cho doanh nghiệp.
Chính vì thế, đa số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy luôn loay hoay và bất lực trong việc đảm bảo an toàn, bảo mật cho hóa đơn trong quá trình lưu trữ.
Từ ngày 1/11/2018, hóa đơn điện tử được Chính phủ bắt buộc sử dụng theo lộ trình chuyển đổi 2 năm. Theo đó, 100% doanh nghiệp sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử muộn nhất vào 1/11/2020.
Khác với đơn vị in ấn hóa đơn giấy, các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không chỉ có trách nhiệm cung cấp hóa đơn mà còn đảm bảo cho quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được an toàn, bảo mật:
- Hạn chế đến 99% tình trạng mất, hỏng hóa đơn
- Giảm tối đa chi phí lưu kho
- Tra cứu nhanh chóng tiện lợi
- Khó bị làm giả
Do đó, thay vì chỉ để tâm đến việc lựa chọn hóa đơn giá rẻ, doanh nghiệp cần tìm hiểu để lựa chọn đúng nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật. Có như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự mang lại hiệu quả và hạn chế được các rủi ro pháp lý.
2. Rất ít nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng được các tiêu chí về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật
Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ an toàn, bảo mật phải đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:
- Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán);
- Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tin kiểm chứng;
- Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;
- Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí
