Không còn nhiều thời gian trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020, doanh nghiệp sớm có lộ trình triển khai phù hợp sẽ có thêm nhiều thời gian để triển khai kịp thời và làm quen với hóa đơn điện tử. Sau đây, tư vấn Blue xin được giới thiệu Các bước triển khai hóa đơn điện tử.
Hình minh họa
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng, đạt yêu cầu của Tổng cục Thuế, đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn sử dụng phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín hàng đầu. Đó là các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm trong việc triển khai công nghệ, ứng dụng hay phần mềm và có liên quan đến hành chính công, dịch vụ công.
Tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín là kinh nghiệm triển khai sản phẩm hóa đơn điện tử cho nhiều thương hiệu lớn. Điều này đánh giá được mức độ uy tín, khả năng phù hợp của phần mềm đối với nhiều loại hình doanh nghiệp. Các nhà cung đã có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp còn phần nào thể hiện được chất lượng sản phẩm và đạt yêu cầu từ Tổng cục Thuế đề ra. Đặc biệt, chính sách chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp đó phải thường trực, để khi cần doanh nghiệp có thể liên hệ để được hỗ trợ trong quá trình triển khai hay đã chính thức sử dụng.
Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm uy tín, doanh nghiệp cần xem lại nhu cầu sử dụng hóa đơn tại của mình. Cụ thể: Doanh nghiệp cần xuất bao nhiêu hóa đơn mỗi tháng? Cần triển khai bao nhiêu điểm xuất hóa đơn? Các phần mềm, hệ thống nào mà doanh nghiệp muốn truyền dẫn dữ liệu? Đặc biệt là cần xem lại quy mô phát triển trong thời gian ngắn và khả năng đầu tư cho phần mềm hóa đơn điện tử để lựa chọn gói phù hợp.
Từ những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể đưa ra được đánh giá và yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Thực tế, khi đưa ra được yêu cầu đặc thù, nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng yêu cầu sẽ minh chứng cho chất lượng và uy tín của đơn vị đó.
Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Nắm bắt được yêu cầu đặc thù và hoàn thành xong quá trình cài đặt, kết nối truyền dẫn dữ liệu, tiếp đến doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký quyết định áp dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Hiện nay, ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Doanh nghiệp chỉ cần nhập thông tin doanh nghiệp và gửi cho cơ quan Thuế quản lý để đăng ký sử dụng.
Nếu đạt yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo phản hồi cho doanh nghiệp. Kế tiếp doanh nghiệp đã có thể lựa chọn mẫu hóa đơn và sử dụng.
Tạo mẫu hóa đơn
Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt. Từ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo lập mẫu hóa đơn theo mẫu có sẵn hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn mà nhà cung cấp thiết kế.
Nếu doanh nghiệp nào dùng hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn sẽ được hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt mà vẫn đạt yêu cầu. Đặc biệt, các hình ảnh doanh nghiệp hay logo của công ty có thể đẩy lên bản thiết kế để tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Chữ ký số (Token), thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML), hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word.
Sau 2 ngày kể từ khi nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo được phát hành hay chưa. Nếu thiếu hoặc sai thông tin thì doanh nghiệp bổ sung và gửi lại. Trường hợp được đủ điều kiện phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Trung bình, cứ 1000 hóa đơn điện tử doanh nghiệp lại tiết kiệm thêm 64% chi phí, 82% thời gian xử lý hóa đơn và đặc biệt giảm 0,8kg rác thải ra môi trường.
Như vậy, với 5 bước đơn giản trên, doanh nghiệp đã có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là các bước thực hiện đúng theo yêu cầu tại Nghị định 119 của Chính Phủ. Mọi ý kiến thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
